Procedure for GDPR-håndtering på Hyllehøjskolen vedrørende billeder af børn

Denne procedure beskriver, hvordan Hyllehøjskolen håndterer GDPR-reglerne i forhold til billeder af børn. Proceduren sikrer, at vi følger Datatilsynets retningslinjer og skaber gennemsigtighed for elever, forældre og personale.
________________________________________
1. Deling af billeder på internettet og sociale medier

Praksis:
Hyllehøjskolen deler kun billeder af børn på følgende medier:
•    Skolens hjemmeside: Bruges til nyheder og præsentation af aktiviteter.
•    Facebook: Bruges til at dele nyheder, aktiviteter og succesoplevelser.
•    Instagram: Bruges primært til visuelle highlights fra skolelivet (f.eks. projekter, sportsdage).
Kriterier for deling:
•    Kun situationsbilleder (gruppeaktiviteter) og aldrig portrætbilleder, medmindre der er givet skriftligt samtykke.
•    Ingen billeder, der kan kompromittere barnets værdighed eller bruges i stødende kontekster.
•    Billederne skal være relevante og formidle skolens pædagogiske aktiviteter eller sociale fællesskab.
________________________________________

2. Relevansvurdering for deling

Inden deling vurderer skolens kommunikationsansvarlige følgende:
•    Relevans: Understøtter billedet skolens værdier og aktiviteter?
•    Indhold: Viser billedet et positivt og inkluderende aspekt af skolelivet?
•    Samtykke: Er der indhentet samtykke fra de afbildede børns forældre?
Hvis der er tvivl om et billede, deles det ikke.
________________________________________
 

3. Indhentning af samtykke

Proces:
•    Ved skolestart får forældre automatisk et spørgsmål første gang de logger på aula der giver mulighed for at angive ja/nej til deling af billeder af deres barn.
•    Samtykkeerklæringen er skriftlig og indeholder tydelig information om:
o    Hvilke medier skolen benytter.
o    Hvilke typer billeder der kan blive delt.
o    At samtykke kan trækkes tilbage når som helst.

Eksempel på formulering i samtykkeerklæring:

"Jeg giver herved tilladelse til, at Hyllehøjskolen må dele billeder af mit barn på skolens hjemmeside, Facebook og Instagram i forbindelse med relevante aktiviteter. Jeg er informeret om, at jeg kan trække mit samtykke tilbage ved at kontakte skolens kontor samt ændre svaret her i aula"

Samtykkeerklæringer opbevares elektronisk i aula og gennemgås årligt.
________________________________________

4. Information til forældre og elever

Skolen informerer forældre og elever om billedhåndtering på følgende måder:
•    Velkomstbrev: Ved skolestart informeres om skolens GDPR-praksis og kontaktperson.
•    Forældremøder: Der redegøres for praksis og mulighed for spørgsmål.
•    Kontaktoplysninger: Forældre og elever kan kontakte skolens GDPR-ansvarlige (Tanja Kristensen, skoleleder) ved spørgsmål eller klager.
•    Information kan ligeledes findes på skolen hjemmeside under GDPR
________________________________________

5. Opbevaring af billeder

Billeder opbevares efter følgende retningslinjer:
•    Elektronisk opbevaring: På skolens sikre servere med adgangsbegrænsning til personale med relevant behov.
•    Adgang: Kun personale med en arbejdsopgave relateret til billederne kan tilgå dem.
•    Backup: Billeder gemmes ikke på private enheder eller usikre platforme.(De skal slettes straks efter brug)

________________________________________

6. Sletning af billeder

Skolen har en fast tidsfrist for sletning af billeder:
•    Billeder slettes senest 2 år efter de er taget, medmindre samtykke forlænges eller billedet indgår i historisk dokumentation (f.eks. jubilæer).
•    Billeder slettes omgående, hvis samtykket trækkes tilbage.
•    Billeder taget med private telefoner skal slettes straks efter brug.
________________________________________

7. Håndtering af henvendelser om fjernelse af billeder

Hvis en forælder eller elev ønsker et billede fjernet:
1.    Henvendelsen sendes til skolens GDPR-ansvarlige.
2.    Billedet fjernes straks fra de pågældende medier.
3.    Forælderen/eleven modtager en bekræftelse på, at billedet er slettet.
________________________________________

8. Løbende dialog om billeddeling

For at sikre løbende dialog med elever og forældre:
•    Forældremøder: Der gives årlig orientering om GDPR og billeddeling.
•    Elevrådsmøder: Elever inddrages i diskussioner om deres rettigheder og billeddeling.
•    Nyhedsbreve: Skolen opdaterer løbende forældre om ændringer i praksis og politikker.
________________________________________
Denne procedure evalueres årligt for at sikre, at den overholder gældende lovgivning og skolens værdier.